Veeam Back-up voor Microsoft Office 365

Joël van Vugt
IT-manager Karel had het voor elkaar. Vele jaren zwoegen wordt beloond met een pensioen; Karel ontving een feest, opvolger Arie was van de partij. Toen verdween Karel en besloot Arie direct zijn stempel op de organisatie te drukken. Hij stofte de administratie van voorganger Karel door en zag dat die een groot aantal ongebruikte accounts open had laten staan. Nergens voor nodig, zo vond Arie, en met één druk op de knop besloot hij de hele mikmak te verwijderen.

Voelde goed. Voor een half uur; totdat hij erachter kwam dat ook het beheerdersaccount van Karel, met daarin alle cruciale informatie, ineens spontaan verdwenen was.

Je kunt je afvragen waarom je in vredesnaam een back-up zou moeten hebben voor de Cloud. Voor een 'normale' pc begrijp je dat wel. Crasht het apparaat, dan kun je de informatie in ieder geval nog terughalen. Maar een server in de Cloud, die crasht als het goed is niet. Waarom geld verspillen aan een back-up? Het verhaal van Karel en Arie biedt een antwoord. Niet zozeer vanwege technische issues, maar vooral vanwege menselijk falen.

Cloudback-up is noodzakelijk

Ben je met je bedrijf overgestapt op werken via de Cloud, of ben je dat van plan, dan is een back-up nog net zozeer een vereiste als in het tijdperk van je on premise-server. Alleen vereist de Cloud wel een ander soort back-up dan je computer. De beste back-up van een Cloud is natuurlijk een andere Cloud. Door de spectaculaire groei van werken via de Cloud is het niet verbazingwekkend dat ook het aantal aanbieders van Cloudback-ups flink is gegroeid. Één daarvan is Veeam Back-up voor Microsoft Office 365. En die nemen we in deze review onder de loep.

Criteria

Omdat Cloudback-ups zowel een niche als een redelijk nieuw product zijn, is het vooraf belangrijk om te weten hoe je een Cloudback-up beoordeeld. Waar moet je op letten als je er eentje koopt? In wezen zijn er drie punten echt belangrijk: retentie, snelheid en capaciteit. Retentie is een term waarmee wordt aangeduid hoe lang back-upbestanden nog worden bewaard. Daarnaast speelt gebruiksvriendelijkheid een rol en is het belangrijk dat je binnen een grote back-up alleen specifieke bestanden kunt resetten. Flexibiliteit dus. Dit zijn ook de gebieden waarop we de Veeam Cloudback-up beoordelen.

Bekende interface

Het is gelijk makkelijk wennen aan de interface van Veeam. Het is helemaal geënt op Microsoft en heeft dezelfde look en feel. Ook kun je op de website van Veeam een duidelijke uitlegvideo vinden (in het Engels) waardoor je binnen zeven minuten het hele systeem krijgt uitgelegd. Dan blijkt de bediening best makkelijk te zijn en kun je binnen een paar klikken van je muis elke taak uitvoeren die je wilt.

Makkelijk onderscheid maken

Het aanmaken van een nieuwe back-up is een fluitje van een cent. Met een paar klikken maak je een nieuwe back-up aan en kun je kiezen of je alle informatie van de Cloud wilt back-uppen, of slechts een deel daarvan. Veeam biedt voldoende mogelijkheden om te specificeren. Zo kun je een onderscheid maken tussen een back-up van bepaalde gebruikers, groepen, Sharepoint-sites of je systeem. Daarbij kun je een onderscheid maken tussen bijvoorbeeld je mail, OneDrive-items of je persoonlijke archief.

Instellingen

Heel belangrijk is het volgende scherm dat je te zien krijgt. Dat gaat namelijk over de instellingen van de back-up. Daarbij zal je zien dat een back-up maken van de Cloud toch een heel stuk makkelijker is dan die op je eigen computer. Een computer moet aan staan; de Cloud niet. Bij Veeam weten ze dat ook en dus kun je instellen dat je iedere nacht om twee uur een back-up laat uitvoeren. Je merkt niet eens dat het gebeurt en een tragere computer zal je er niet van krijgen.

Retentie

Dan het belangrijkste onderdeel: de retentie. Daarvoor geldt maar één criterium en dat is onbeperktheid. Gelukkig voldoet Veeam ruimschoots. Het systeem biedt je de mogelijkheid om makkelijk en onbeperkt in je back-upgeschiedenis terug te zoeken en bestanden te herstellen die verloren zijn gegaan. Je kunt ook specifiek zoeken in back-ups van OneDrive, je e-mail of Sharepoint. Die hebben allemaal een eigen zoekfunctie zodat ze niet door elkaar staan. De functionaliteit is wel bij alle drie hetzelfde. In het geval je een specifiek bestand kwijt bent, bestaat er ook een zeer uitgebreide zoekfunctie waarmee je binnen de back-up kunt zoeken.

Heel veel metadata

Interessant genoeg is het juist daar dat Veeam zich positief weet te onderscheiden van andere back-ups. De hoeveelheid metadata waarop je kunt zoeken is namelijk zeer imposant. Je kunt het zo gek niet bedenken of het wordt wel opgeslagen. Wat dacht je bijvoorbeeld van het telefoonnummer van je assistent, het zakenadres, het aantal uitgenodigde personen op een vergadering, of misschien toch maar gewoon het onderwerp?

Het is knap dat Veeam de informatie uit de back-up zo specifiek weet te koppelen aan metadata. De functie zorgt ervoor dat het je zeer gemakkelijk wordt gemaakt om een zoekgeraakt bestand terug te vinden.

Vervolgens heb je ook meerdere opties voor het teruggevonden bestand. Natuurlijk kun je hem weer terugplaatsen in de Cloud. Daarbij kun je het bestand een nieuwe locatie geven. Daarnaast kun je het direct vanuit Veeam verzenden via de mail of downloaden op je computer.

Keuzevrijheid

De titel Veeam Back-up voor Microsoft Office 365 geeft duidelijk aan waar deze back-up in eerste instantie voor bedoeld is: voor de Cloud. Toch wil Veeam de 'oude' markt nog niet helemaal buitensluiten en kun je Veeam gewoon gebruiken voor je 'oude' on premise-server of hybrid Cloud. Deze keuzevrijheid maakt Veeam tot een flexibel product waarmee je als ondernemer alle kanten op kunt. Het grote voordeel om Veeam ook on-premise te gebruiken is vooral dat je bij een eventuele overgang naar de Cloud alleen maar de instellingen hoeft te veranderen.

Conclusie

Veeam is vrijwel een ideale Cloudback-up. Zowel de capaciteit als de retentie zijn onbeperkt, tegen een vrij lage prijs (zie kader). Veeam onderscheidt zich echter vooral op het gebied van gebruiksvriendelijkheid. De bediening is zo makkelijk mogelijk gepresenteerd, waarbij vooral de zoekmogelijkheden erg intuïtief en functioneel zijn. Minpunten zijn haast niet te vinden en daarom is deze zeer breed toepasbare back-up zeker aan te raden.

Licenties en prijs

Net zoals bij alle Cloudsoftware betaal je voor Veeam op basis van licenties per gebruiker. Daarbij kun je kiezen uit looptijden tussen de één en vijf jaar. Bij een langere looptijd krijg je daarbij een hogere korting die kan oplopen tot 25 procent. Het standaardtarief per gebruiker is €1,25 per maand. Mocht je Veeam eerst willen uitproberen, dan kan dat. Op de website kun je een trial downloaden waarmee de back-up drie maanden gratis gebruikt.