Vijf redenen waarom smart office een slimme keuze is

Jordi Smit
De kans is groot dat je bij de term ‘smart office’, of ‘slim kantoor’, direct denkt aan een soort van hypermodern kantoor van de toekomst. Toch hoeft dat niet zo te zijn. Ook met de huidige technologie is er al heel veel mogelijk. En dat levert je wellicht meer op dan je denkt. De vijf belangrijkste pro’s van een slim kantoor op een rij.

1. Verbeterde productiviteit

Als er iets is wat een directeur of CEO van een bedrijf graag ziet, dan is het wel verhoogde productiviteit van de medewerkers. Tot niet zo lang geleden ging men er vanuit dat een hoger salaris of een motiverende speech van de manager daarvoor de beste instrumenten waren. Maar in het tijdperk van de moderne technologie is dat al lang niet meer het enige. Het kantoor, of beter gezegd de werkomgeving, speelt namelijk een minstens zo belangrijke rol in onze productiviteit. Om het simpel te zeggen: je kunt nog zo briljant zijn, maar als je jouw werk moet doen op een slome, aftandse computer uit 2003, dan zal je productiviteit ongetwijfeld niet bijster hoog zijn. En een positief effect op je motivatie zal het ook niet hebben. Je kunt stellen dat hoe moderner en gebruiksvriendelijker een kantooromgeving is, des te hoger de productiviteit van de werknemers zal zijn.

2. Slim gebouw trekt slimme mensen

Tijdens de crisis was het ondenkbaar, maar op dit moment is er weer een groot tekort aan personeel. Daarbij wil ieder bedrijf natuurlijk graag de beste mensen binnenhalen; die hebben vervolgens de banen voor het uitzoeken. Zeker voor jongere mensen geldt daarbij dat ze graag een werkomgeving hebben die én plezierig is én ervoor zorgt dat ze het beste uit zichzelf kunnen halen. Veel licht, ruimte en vrijheid zijn daarbij zeker belangrijk. Maar ook het gebruik van geavanceerde technologie is zonder meer aantrekkelijk en draagt bij aan een positief imago van het bedrijf. Een slimme manier om dit voor elkaar te krijgen, is het gebruik van slimme kantoorapps. In combinatie met de nodige apparatuur, kun je daarmee bijvoorbeeld je lunch bestellen, van tevoren zien waar een parkeerplaats vrij is, een stoel reserveren, precies zien waar je collega zich bevindt (binnen of buiten) en het licht aan of uit doen. Daarbij kun je jezelf afvragen of dit werkelijk zo belangrijk is? Bij Deloitte in Amsterdam vinden ze van wel. Na het 27 aanpassen van hun kantoor kregen ze maar liefst vier keer meer sollicitaties op een vacature.

3. Gezonde werknemers

Is een kantoor een gezonde werkomgeving? Het antwoord is helaas vaak ‘nee’. De verlichting is vaak of te fel, of juist te zacht. De airco of verwarming zijn ook niet optimaal, of vaak zelfs compleet afwezig en genoeg daglicht in je kantoor is een luxe die is voorbehouden aan de directeur. En dat terwijl de gevolgen van zieke werknemers enorm groot kunnen zijn voor een werkgever. Niet alleen mis je kennis en expertise, ook het kostenplaatje is erg hoog. Gemiddeld tussen de € 200,- en € 400,- per dag voor een zieke werknemer.

Een slim kantoor kan helpen om het ziekteverzuim zo veel mogelijk te beperken. Bijvoorbeeld door slimme sensoren te gebruiken die de luchtkwaliteit meten en voortdurend het klimaatsysteem kunnen bijstellen. Ook speciale daglichtlampen kunnen enorm helpen. Met sensoren kan het licht bovendien worden aangepast aan de tijd, zodat het normale dag-nachtritme zoveel mogelijk in stand wordt gehouden. Om depressie tegen te gaan is het ook mogelijk om gekleurd licht te gebruiken om zo de sfeer in het kantoor te beïnvloeden. Zachte kleuren zorgen voor een betere beleving. Door dit soort mogelijkheden te koppelen aan een app, kun je bovendien de werknemer zelf verregaand laten bepalen welke omstandigheden hij het fijnst vindt om in te werken. Zo creëer je met Officekit van SKEPP in no-time een slim gebouw.

4. Slimme investering

Data is het nieuwe goud. Zo vinden ze in ieder geval bij Google, Facebook en nog wat andere techgiganten. Hetzelfde geldt ook voor alle data die je met een ‘slim’ kantoor kunt verzamelen. Met sensoren en apps kun je precies bijhouden waar Piet is, wat hij doet, hoe hij dat doet en hoe snel hij dat doet. Vanuit privacy-oogpunt moet je dergelijke data natuurlijk anonimiseren, maar je kunt er wel uit aflezen hoe er binnen je bedrijf wordt gewerkt. Dat is unieke data waar je de nodige winst mee kunt maken.

Een heel andere manier van kostenbesparing door slimme apparatuur, is om AI te gebruiken als een soort van digitale glazen bol die kan voorspellen wanneer je de TL-buizen moet vervangen. Of de computer, of wanneer je de lift een inspectie moet geven. Om AI dit soort voorspellende taken goed uit te laten voeren, moet je wel een flinke lading historische data beschikbaar hebben.

Bovendien zijn dit soort zaken voor de ene werkplek belangrijker dan voor de andere. Bij een Italiaans ziekenhuis besloten ze AI te gebruiken om te voorspellen wanneer cruciale apparatuur vervangen moest worden. Met ‘slechts’ een jaar aan historische data wist de software dit in ruim 60 procent van de gevallen goed te voorspellen.

5. Milieuvriendelijk

Het laatste belangrijke voordeel van een slim kantoor is de verlaagde impact op het milieu. En eigenlijk loopt dat weer parallel met kostenbesparing. Alle kantoren en huizen van Nederland samen stoten enorm veel CO2 uit. Meer dan 15 procent van het totaal. En dat gebeurt grotendeels op gas, waar we nu massaal vanaf moeten. Het aanschaffen van zonnepanelen of het installeren van een warmtepomp zijn daarvoor goede oplossingen, maar ook door slimme technologie kun je flink besparen in het verbruik. Een simpel voorbeeld hiervan is het combineren van een slimme thermostaat met sensors. Op het moment dat de sensor meet dat er niemand is, gaat de verwarming of airco automatisch uit.

Abu Dhabi

Maar het kan ook veel grootser. Een mooi voorbeeld zijn de Al Bahr torens in Abu Dhabi. Uiteraard staat hier vooral de airco aan, wat heel veel energie kost en veel vervuiling oplevert. Uit onderzoek blijkt echter dat 70 procent van het vermogen van de airco wordt gebruikt om de warmte van de zon tegen te gaan en maar 30 procent om het gebouw echt af te koelen. Door slim gebruik te maken van panelen wordt het zonlicht gefilterd of simpelweg tegengehouden, zonder dat dit ten koste gaat van de hoeveelheid daglicht. Het leverde een besparing op van 50 procent, wat gelijk staat aan een vermindering van 1750 ton CO2 per jaar.

afbeelding van Jordi Smit
Door: Jordi Smit

Jordi Smit | Redacteur

Bekijk alle artikelen van Jordi