Een betrokken organisatie creëer je zo

Geert van der Klugt
Terwijl de druk van COVID-19 wereldwijd vermindert, lijkt het moment waarop we de thuiswerkplek inpakken en naar het kantoor verhuizen aan te breken. Maar de wereld is onomkeerbaar veranderd. Het bedrijfsleven, en daarmee de traditionele kantoorwerkplek, verandert onomkeerbaar mee. Leven en werken na corona is onherkenbaar ten opzichte van een paar maanden terug. Jij dient je aan te passen aan het nieuwe normaal; mee te bewegen met de toekomst. Dit is hoe.

Vrijwel niemand kiest voor een volledige transitie naar de werkwijze die vóór corona heerste. Afstandswerk kent te veel voordelen rondom het milieu en bedrijfskostenbeheersing, en te weinig nadelen om halsoverkop terug te draaien naar een ‘tijd vóór de maatregelen’. Toch blijft zakendoen mensenwerk. Samenhorigheid is op afstand maar moeilijk te creëren. Hoe kwalitatief een videocall ook is: horen en zien zijn slechts twee van vier zintuigen. Rekening houdend met het feit dat de handdruk sinds jaar en dag een basis voor het vertrouwen tussen twee individuen kan zijn, mag het geen verrassing heten dat het bedrijfsleven verder kijkt dan de volledig digitale werkomgeving.

Organisaties richten zich zowel op korte- als langetermijnoplossingen voor het faciliteren van veilige werkomgevingen in deze nieuwe wereld. Op de korte termijn zien we aanpassingen die de rust en het vertrouwen van medewerkers vergroten. Keert de workforce van een organisatie (gedeeltelijk) terug naar kantoor, dan kiest deze organisatie bijvoorbeeld voor de plaatsing van reinigingsposten, zodat aanwezigen hun handen structureel kunnen wassen. Of sneeze guards - vrij vertaald naar ‘niesschilden’. Dergelijke glazen of kunststof platen heb je waarschijnlijk al eens in de supermarkt gezien. Op het moment van schrijven stijgt de verkoop, omdat ook organisaties met kantoren kiezen voor de toegevoegde bescherming.

Op de lange termijn voorspellen we aanpassingen van permanenter soort. Het is aannemelijk dat de open, moderne kantoortuin van nu plaatsmaakt voor de hokjesindelingen uit de jaren ‘90. Zogenaamde ‘cubicles’: werkplekken waar je vandaag de dag nostalgisch tegenaan kijkt, maar waar je binnenkort zomaar eens in zou kunnen komen te zitten.

Hoe de opvolger van het traditionele kantoor er ook uit komt te zien, één ding is zeker: geen mens zal ronddartelen, buurten en praatjes maken als voorheen. Op het hoogtepunt van de pandemie vroeg onderlinge afstand om groots aanpassingsvermogen. Wat dat betreft verandert er weinig. Wennen kost tijd. Werknemers, collega’s of klanten zullen dezelfde steun nodig hebben die naar voren kwam bij de transitie naar huis.

De terugkeer

2020 is een veeleisend jaar. Continue verandering is uitdagend. Maar uitdagingen zijn te overkomen. Hanteer de volgende richtlijnen om jouw werknemers, collega’s of klanten optimaal te ondersteunen.

1. Faseer de transitie

Iedereens werkwijze is anders. En persoonlijke voorkeur is na de vrijheid van de afgelopen thuiswerkmaanden alleen maar versterkt. Wees je bewust van de verschillende voorkeuren van teams en teamleden. Sommigen, met name diegenen die het maar moeilijk hebben met de zelfbeheersing die bij thuiswerk komt kijken, staan te springen om weer terug te keren naar kantoor. Anderen knijpen bij de gedachte alleen al in de billen. De laatste groep vraagt om een ander soort ondersteuning. Overweeg een gefaseerde terugkeer. Eerst een dag, dan twee dagen, opgevolgd met een overleg over de ervaring tot nog toe. Houd contact, en stel jezelf flexibel op. Blijkt een individu veel beter tot recht te komen met twee of drie thuiswerkdagen? Faciliteer twee of drie thuiswerkdagen. Draagt iemand zorg over de mogelijke veiligheidsrisico’s van een terugkomst? Neem die zorg dan serieus, want als er iets is dat de afgelopen tijd heeft onderstreept, dan is het wel dat een week of maand vanuit huis weinig invloed hoeft te hebben op het functioneren van een individu.

2. Prioriteer communicatie

Het is niet aan te raden om opnieuw en consequent bij dagelijkse vergaderingen aan te schuiven, maar dat hoeft niet te betekenen dat dagelijks contact niet langer noodzakelijk is. De communicatieoplossingen waar vrijwel elk bedrijf onlangs in heeft geïnvesteerd spelen op het fysieke kantoor evengoed een rol. Niet iedere aanwezige hoeft voor een geslaagde videoconference in een ander gebouw te zitten. En zelfs nu de meesten nog vanuit huis werken, is juist dit het moment om het volume van overleg op te schroeven. Zo weet je hoe jouw collega’s, klanten of werknemers erin staan, wat een centrale rol speelt bij een effectieve overgang naar de toekomst. Zie af van bedrijfsbrede mails en eindeloze schriftelijke communicatie. Geef elkaar een videobelletje, wat een stuk minder energie kost dan daglange mailwisselingen.

3. Verhoog moraal

Het menselijke aspect van de terugkeer naar kantoor vraagt om evenveel aandacht als de praktische kant. Isolement heeft hoogstwaarschijnlijk een impact gehad op de wisselwerking tussen teamleden. Mede door de economische en persoonlijke impact van de crisis is het goed mogelijk dat sommige werknemers überhaupt niet meer terugkomen. De betrokkenheid van jouw collega’s en personeel is in de afgelopen maanden gedaald. Dat is jammer. En onvermijdelijk.

Het moreel op de werkvloer schreeuwt om een steuntje in de rug. Betrokkenheid is het fundament van productiviteit. Laat elkaar weten wat er goed gaat. Stimuleer onderlinge samenwerking en schets een rooskleurig toekomstbeeld.

4. Neem bedrijfskritische tools onder de loep

Bedrijven met goed functionerende, flexibele communicatieoplossingen mogen zichzelf gelukkig rekenen. Bedrijven die het zonder dergelijke tools hebben moeten doen, weten inmiddels als geen ander hoe belangrijk de juiste technologie is. Het principe van een toereikende set softwaretools is met een paar maanden tijd dramatisch veranderd. We verwachten en vragen meer van technologie dan ooit tevoren. En sommige ontwikkelaars leveren meer dan ooit tevoren. Een voorbeeld is 3CX, een UC-oplossingen met geïntegreerde (video)telefonie, samenwerkingstools en directe websitechat met klanten via 3CX Live Chat and Talk. 3CX is op de redactie al jarenlang in gebruik. Met ingang van de coronacrisis bleek dat een verademing, aangezien we per direct de mogelijkheid hadden om op afstand in contact te blijven. Niet alleen met collega's, evengoed met lezers en klanten, dankzij de directe websitechat waar 3CX Live Chat and Talk in voorziet. We reviewen de software regelmatig. Nu, op de valreep van een nieuwe toekomst, leek het moment voor een revisie juist. Dus namen we de communicatieoplossing opnieuw onder de loep.

Review: 3CX

Telefonie en videobellen met 3CX gaat via de technologie die het traditionele ISDN vervangt: VoIP, ofwel bellen over het internet. Gebruik je 3CX, dan beschikt het bedrijf over een eigen telefooncentrale. Deze kan je op één van de servers op kantoor laten draaien. Of in de cloud, wat in onze ogen het betere alternatief is.

Maak je reeds gebruik van cloudopslag, dan is de kans groot dat 3CX hierin onder te brengen is. Dat is dan ook het fijne van 3CX: het platform is flexibel. Na een belletje met de eigen ICT’er of 3CX-partner weet je genoeg om een optimale keuze te maken.

In Nederland vind je honderden 3CX-partners. Zij zijn er om de installatie en configuratie uit handen te nemen. Je neemt contact op, waarna er gekeken wordt naar de apparatuur en technologie die reeds op kantoor aanwezig is. Op basis daarvan hoor je wat de vervolgstappen zijn.

Zo is het waarschijnlijk dat de huidige kantoortelefoons prima bruikbaar zijn. Tegelijkertijd zijn vaste telefoons geen voorwaarde voor gebruik, aangezien 3CX op iOS en Android draait. Puntje bij paaltje neem je zowel vaste als mobiele telefonie af, en heb je de mogelijkheid om te videoconferencen, chatten en gesprekken op te nemen. 3CX gaat naadloos samen met de meeste populaire CRM-systemen. Dit betekent dat contactinformatie direct bruikbaar is.

Verder begrijpt de ontwikkelaar dat communicatie vloeiend moet kunnen verlopen. Telefoongesprekken zijn in een handomdraai tot videogesprek om te toveren. Daarnaast is het licentiemodel van nature voordelig voor organisaties die met seizoendrukte te maken krijgen. Een extra werknemer is kosteloos toe te voegen. Pas op het moment dat je het zo druk krijgt dat er meerdere telefoongesprekken tegelijkertijd gevoerd moeten kunnen worden, breid je uit.

Dat 3CX van een rotsvaste telefoniebasis voorziet - duidelijk. De software gaat overigens veel verder dan telefonie. En om de mate waarin 3CX verder dan anderen gaat bij het ondersteunen in de huidige omstandigheden, liepen we een aantal belangrijke functionaliteiten na.

Videoconferencing

Videobellen gaat via de browser. Externen of internen zullen daarom geen software hoeven te downloaden om aan een conference deel te nemen. Een call is in een handomdraai opgezet. Deelnemers zijn via de webapp of link uit te nodigen. Videobellen is een integraal onderdeel van 3CX, en wordt daarmee inbegrepen bij elke licentie: tot en met 250 deelnemers betaal je geen cent extra.

Apps & interne chat

Medewerkers kunnen waar en wanneer dan ook (video)bellen en chatten. In de webbrowser, op iOS, Android of een desktop-OS naar wens: eindgebruikers zijn met dezelfde gegevens en hetzelfde nummer bereikbaar. Dankzij de hoogwaardige iOS- en Android-apps, tovert 3CX smartphones en tablets om tot volwaardige zakelijke telefoons. De apps zijn dusdanig krachtig dat het gros van onze dagelijkse communicatie via de smartphone plaatsvindt. En hoewel uitgebreid, levert 3CX niet in op gebruiksgemak. Na een download, vlotte configuratie en login ben je voorzien.

Elke client biedt dezelfde CRM-gegevens, contacten en functionaliteiten: het gebruikte besturingssysteem ligt helemaal aan persoonlijke voorkeur.

Onder de functionaliteiten valt een interne chat. Deze chat biedt een volwaardige oplossing voor de korte, interne communicatie die bij (te) veel bedrijven nog per mail plaatsvindt. Dat leidt vaak tot overvolle inboxen, en wordt overbodig gemaakt door een handzaam chatsysteem dat snelle samenwerking in de hand werkt.

Live Chat

3CX Live Chat and Talk is uniek. De functie stelt je in staat om elke denkbare website te wapenen met een directe chatmogelijkheid voor bezoekers. Hoewel 3CX Live Chat als handige plugin voor WordPress beschikbaar is, draait de tool op elke denkbare website. Gebruik je geen WordPress, dan doorloop je een korte configuratie en positionering via HTML en CSS, waarna bezoekers geautomatiseerd begroet kunnen worden en direct chats kunnen starten met support-personeel. De gesprekken die hieruit voortvloeien zijn in een handomdraai om te zetten naar bel- en videocontact. Bij het converteren van websitebezoek is de tool ongekend effectief.

3CX is direct gratis uit te proberen.

afbeelding van Geert van der Klugt

Geert van der Klugt | Redacteur

Bekijk alle artikelen van Geert