Zakelijke softwareoplossingen: welke is de beste?

Redactie WINMAG Pro
Ieder bedrijf, of het nu groot of klein is, kan niet zonder goede software. Je hebt software nodig voor administratie, voor je boekhouding, voor je logistiek, voor je financiën en nog veel meer. Tot een aantal jaar geleden was die keuze nog relatief simpel. De concurrentie was redelijk beperkt. En hetzelfde gold voor de technologie. Maar dat is veranderd. En ondanks de grotere mogelijkheden maakt dat de keuze zeker niet makkelijker. In dit artikel zetten we een aantal van de belangrijkste keuzes op een rijtje.

Keuze 1:  Wat is er beter? Een eigen server of de cloud?

Het klinkt een beetje gek om in een artikel over de beste softwareoplossingen te praten over hardware. Toch kan het niet anders. Waren hardware en software tot een aantal jaar geleden nog strikt gescheiden, nu lopen ze naadloos in elkaar over. Kies je namelijk voor een eigen server, dan kies je ook direct voor eigen software. Kies je voor de cloud (asa- service), dan kies je ook direct voor werken via cloudapplicaties. Om te bepalen welke optie voor jou het beste is, kun je naar twee belangrijke criteria kijken: kwaliteit en prijs.

Kwaliteit

Als het gaat om kwaliteit is de cloud vaak de beste oplossing. Het biedt simpelweg veel meer mogelijkheden dan een eigen server en is waarschijnlijk ook een betere investering met het oog op de toekomst. De voordelen van cloudsoftware zijn bekend. Je kunt overal inloggen, je hebt veel meer mogelijkheden om te automatiseren en het systeem is veel flexibeler. Omdat je per gebruiker per maand kunt betalen, is het makkelijker om software uit te proberen en om over te gaan op een concurrent als het niet bevalt. Bovendien worden updates automatisch doorgevoerd en loop je nooit meer het risico dat je jouw gegevens kwijtraakt. In ieder geval niet fysiek.

Prijs

Kijk je echter naar de prijs, dan is de eigen server weer een betere optie. Tenminste, als je een bedrijf hebt van vijf man of meer. Als je er vanuit gaat dat een nieuwe server ongeveer 6000 euro kost en ongeveer vijf jaar mee kan, dan kom je uit op een afschrijving van 1200 euro per jaar. Daarbij komen nog de kosten voor het beheer, de back-up en natuurlijk de software. Met de afschrijving van de server erbij kom je dan uit op ongeveer 300 euro per maand.

Uitkomst

In de cloud betaal je per gebruiker. Hoeveel hangt af van je wensen en van het aantal gebruikers. Hoe meer je er hebt, des te voordeliger vaak ook de maandprijs zal zijn. Bij een bedrijf van zo`n tien medewerkers en een gemiddeld licentiepakket, plus beheer is dat ongeveer 50 euro per gebruiker per maand. 500 euro dus. Daarmee is het al snel stukken goedkoper om er gewoon je eigen server op na te houden en om je software dus zelf in te kopen.

Het antwoord op de vraag wat het beste is, een eigen server of de cloud, is het antwoord dus niet eenduidig. Het hangt ervan af wat je nu het belangrijkst vindt. Lage kosten of meer technische mogelijkheden. Dit hangt uiteraard volledig af van het soort bedrijf dat je runt. Een beetje advies van een goed ICTbedrijf (dus niet eentje die alleen cloud aanbiedt), kan ook helpen.

Keuze 2: Gratis of betaalde software?

Het lijdt geen twijfel dat gerennomeerde programma`s als Microsoft Office en Adobe Photoshop of Indesign het beste zijn wat je kunt krijgen op hun gebied. Maar ze kosten wel wat. In veel gevallen is het dat zeker waard, maar er zijn uitzonderingen.

Concurrentievoordeel

Een goed voorbeeld zijn gratis programma`s voor boekhouden of CRM. Zeker online is er een enorme competitie, waardoor veel aanbieders een aantal jaar geleden zijn overgestapt op een ander model. Als lokkertje kun je de software of helemaal gratis gebruiken, of tijdelijk gratis, of tot een bepaald verbruik gratis. Zeker voor starters en kleine bedrijven zijn dit aantrekkelijke opties.

Vergelijken

Daarnaast heb je ook veel software die blijvend gratis is. Voor starters kan dit aantrekkelijk zijn. Heb je een grotere onderneming, dan is het natuurlijk wel zo handig dat er ook ondersteuning beschikbaar is. Daarvoor zul je toch echt een betaald pakket moeten zoeken. Wat verder ook loont is vergelijken. Er zijn een aantal handige websites beschikbaar zoals vergelijk-boekhoudprogramma.nl, of boekhoudbuddy.nl.

Alternatieven zoeken

Een andere handige website is alternativeto. net. Op deze site kun je voor een groot aantal bestaande commerciële softwareoplossingen gratis, of goedkope alternatieven vinden. Bij iedere oplossing staan ook recensies en beoordelingen, zodat je een beeld krijgt van de kwaliteit. Bovendien kun je gratis software natuurlijk altijd gratis uitproberen.

Keuze 3: Voor nu of op de groei?

Ieder bedrijf wil groeien, maar iedere goede ondernemer is daarbij ook realistisch. Het is ontzettend lastig om een goede inschatting te maken van de groei van je bedrijf over een periode van vijf jaar of langer. Toch is de verwachte groei wel één van de belangrijkste overwegingen die je mee moet nemen bij het aanschaffen van nieuwe software. Ook hierbij komt het punt van de cloud en de eigen server weer om de hoek zetten.

Cloud is het veiligst

In de cloud maakt het namelijk niet uit hoe hard je bedrijf groeit. Neem je meer personeel in dienst? Prima, je schaft gewoon een extra licentie aan en klaar is Kees. Met een eigen server koop je software voor een bepaalde tijd en schrijf je die af. Het is dan ook wel handig dat je niet voortijdig nieuwe moet kopen omdat je bedrijf zo groot is gegroeid dat je boekhoudprogramma of CRM niet langer voldoet. Ben je niet zeker en heb je nu nog een klein bedrijf? Dan is de cloud zonder meer de beste keuze.

Conclusie

Natuurlijk zijn dit lang niet alle keuzes die je moet maken bij het kopen van nieuwe software. Wel laat het zien dat de softwarewereld van nu heel anders is dan die van, pak hem beet, vijf jaar geleden. Wil je meer weten over de beste softwareoplossingen per categorie. Lees dan onze specials over CRM en boekhouding.

afbeelding van Redactie WINMAG Pro

Redactie WINMAG Pro | Redacteur

Bekijk alle artikelen van Redactie