BYOD: dé consumerisatietrend van dit decennium

Bring Your Own Device (BYOD) wordt gezien als onderdeel van de zogenoemde consumerisatietrend. Niet alleen apparatuur, maar ook software, gedrag en cultuur vinden langzamerhand een ingang binnen ondernemingen. Zo ook met de opkomst van populaire smartphones en tablets waar werknemers steeds meer mee kunnen. Deze strategie, die door steeds meer bedrijven wordt omarmd, werkt vaak slimmer, beter en sneller. Precies wat je als bedrijf nodig hebt.

Door de trend van flexibel werken is er logischerwijs ook meer behoefte gekomen aan mobiele devices. Maar het is een behoorlijke kostenpost voor een bedrijf om voor alle medewerkers plots nieuwe mobiele apparaten aan te schaffen. Om toch het mobiele werken te kunnen stimuleren, kan er, met instemming van de medewerkers, gebruikgemaakt worden van de mobiele apparaten die zij al in hun bezit hebben zoals een laptop, tablet en smartphone.

Twee hoofdredenen

Bedrijven kiezen om twee hoofdredenen voor BYOD: flexibele werkomstandigheden en gebruiksgemak. Zo willen werknemers steeds vaker thuis of op locatie kunnen werken zonder een laptop of andere devices heen en weer te hoeven meeslepen. Hun eigen toestellen kennen ze bovendien al goed. Ze hebben die zelf uitgekozen naargelang hun eigen voorkeur, en werken daar soepel mee.

Voordelen

Maar er zijn nog veel meer voordelen te noemen. Denk alleen al aan de kosten die het bedrijven bespaart wanneer zij niet alle apparaten hoeven in te kopen. Bedrijven zijn niet verplicht om de privéapparatuur van werknemers te financieren, maar dat kan natuurlijk wel. Bovendien blijkt dat bij gebruik van BYOD minder beroep wordt gedaan op de helpdesk, waardoor ook op deze afdeling geld kan worden bespaard. Ook de onderhoudskosten kunnen in dit rijtje niet ontbreken. Een werknemer die zijn eigen devices gebruikt, kijkt waarschijnlijk ook veel nauwkeuriger naar de noodzaak van onderhoud, softwareupdates en vervanging. Met name bij telefoons stappen veel gebruikers om de twee jaar over op een nieuw exemplaar. Dit resulteert erin dat de werknemers vrijwel altijd in staat zijn met de laatste apps en software te werken.

Verplichtingen

Allemaal leuk, maar er zijn altijd medewerkers die niet over het nieuwste apparatuur of de nieuwste software beschikken. Kan je een werknemer verplichten het materiaal zelf aan te schaffen? Het antwoord op deze vraag is ‘nee’. Wanneer we namelijk wettelijk kijken, zijn werkgevers niet verplicht om voor een privétoestel te betalen. Als een werknemer er dus voor kiest om zijn eigen laptop te gebruiken, kan hij in principe niet eisen dat de werkgever deze betaalt. Wel moet er een alternatief zijn: werknemers kunnen ook niet verplicht worden om zelf materiaal aan te schaffen voor de uitvoering van hun baan. Daarom moeten werkgevers ook een mogelijkheid geven om met apparatuur van het bedrijf te werken.

Wereldwijde populariteit

De positiviteit die rond het bestaan van BYOD heerst, is ook over de grens merkbaar. De kostenbesparingen en het gebruiksgemak hebben ervoor gezorgd dat BYOD populair is onder bedrijven. Volgens onderzoek door technologie-analist Gartner zullen in 2017 de helft van alle bedrijven wereldwijd van hun personeel verlangen dat zij hun eigen mobiele devices voor werkdoeleinden gebruiken. Het zou volgens deze analist vooral gaan om bedrijven in Amerika, India, China en Brazilië. Europese bedrijven sluiten vooralsnog achteraan in de rij aan.

Conclusie

De kostenbesparingen die BYOD moet opleveren, zijn uiteraard niet bij elk bedrijf hetzelfde. Deze organisaties hebben uiteraard ook te maken met enkele nadelen, die dan weer tegen de voordelen opwegen. Dat geldt ook voor de impact op de productiviteit van de medewerkers. Denk ook aan de details. Als je de belkosten voor de medewerkers gaat vergoeden, kan dat duurder uitpakken dan één deal voor een zakelijk telefoonabonnement bij één provider. Mocht je als bedrijf willen kiezen voor een strategie als BYOD, maak dan een grondig overzicht van de kosten en opbrengsten die hieraan vastzitten. Beslis aan het eind welke beslissing het beste is voor het heden en de toekomst van je bedrijf.

LEES OOK: Is de vingerafdrukscanner echt zo veilig als we denken?

Nadelen BYOD

BYOD brengt zoals besproken een hoop voordelen met zich mee. Toch zijn er ook nadelen te benoemen. De nadelige gevolgen hebben vooral betrekking op de security binnen de onderneming. Een verloren smartphone of tablet kan namelijk extreme gevolgen hebben als daar zakelijke gegevens op staan opgeslagen. Een mogelijke oplossing hiervoor zou zijn om te zorgen dat deze zakelijke gegevens zijn afgeschermd en/of op afstand kunnen worden verwijderd. Bovendien kun je denken aan desktop- of applicatievirtualisatie, die ervoor zorgen dat de data het datacenter niet verlaat.

Daarnaast kan het gebruik van mobiele apparatuur consequenties hebben op de mobiele infrastructuur; het datacenter moet erop voorbereid zijn. Tot slot een punt wat snel over het hoofd wordt gezien: de helpdesk. Zij moeten erop voorbereid zijn dat ze met verschillende systemen te maken krijgen en moeten weten hoe ze hiermee kunnen omspringen.

Wanneer werknemers toch gebruikmaken van hun eigen apparatuur, dan is het overigens wel zo netjes om de medewerkers hiervoor een financiële vergoeding te geven. Hun apparaten verslijten namelijk sneller als ze hun apparatuur vaker gebruiken. Dat is altijd nog goedkoper dan dat je de producten zelf aanbiedt.

Wakefield research

Uit recent onderzoek van Wakefield Research blijkt dat 88 procent van de onderzochte bedrijven werknemers privéapparatuur ziet gebruiken voor taken zoals het bekijken en het verzenden van e-mail, het afhandelen van telefoontjes, maar ook om belangrijke bedrijfsapplicaties te benaderen, zoals ERP en CRM. Uit hetzelfde onderzoek blijkt bovendien dat de tevredenheid van werknemers stijgt wanneer zij hun eigen apparatuur mogen gebruiken.

Alternatieven BYOD

Bring Your Own Device (BYOD) is de recente trend waarbij medewerkers de eigen device kunnen gebruiken binnen het bedrijfsnetwerk. Zij kunnen gebruikmaken van verschillende bedrijfsmiddelen zoals, e-mail, file servers en databases. Inmiddels worden er aan het meenemen van eigen technologische middelen ook andere benamingen gehangen zoals BYOT dat staat voor Bring your own technology omdat medewerkers niet alleen de device meenemen maar ook de software en COPE waarbij niet de werknemer maar de werkgever de eigenaar is van de device. Bovendien zijn er nog meer alternatieven voor BYOD:
 

• Choose your own device (CYOD). Hierbij selecteer je als werkgever zelf een beperkt aantal devices (laptops, tablets en smartphones) waar je medewerkers uit mogen kiezen. Vervolgens schaf jij de devices aan en zorg je dat ze optimaal beveiligd zijn.
• Corporate-Owned, Personally-Enabled (COPE). Hierbij mogen werknemers de devices in overleg wél privé gebruiken. Er staan dus zowel eigen applicaties als die van je organisatie op het toestel. Je maakt vervolgens duidelijke afspraken over het gebruik.