Gastexpert: De kosten van uitvaltijd in de IT

Redactie WINMAG Pro
Productiviteitsverlies ten gevolge van een slechte IT-infrastructuur en een matig beheer van de printervloot is een belangrijk probleem voor vele Europese bedrijven bij hun streven om concurrerend te blijven in de uitdagende wereldwijde economie.

Onderzoek dat werd uitgevoerd in opdracht van Epson Europe, waarbij werd gekeken naar 1.250 middelgrote en grote ondernemingen in het Verenigd Koninkrijk, Frankrijk, Duitsland, Italië en Spanje, onthulde de verbijsterende omvang van het probleem. Gemiddeld melden deze bedrijven verliezen ter waarde van één werkweek aan productiviteit per jaar, per werknemer ten gevolge van uitvaltijd bij IT-systemen en hardware. Dit komt overeen met een totaal jaarlijks productiviteitsverlies van rond de 24 miljard euro, waarbij 7 miljard euro rechtstreeks kan worden toegewezen aan problemen die verband houden met printers.

Teneinde deze uitdaging het hoofd te bieden, moeten slimme bedrijven meer aandacht aan het beheer van hun IT-systemen besteden en hun printervlootstrategieën op de langere termijn en met een strategischere bril op bekijken. Met name bedrijven met gecentraliseerde afdrukmodellen zouden deze aanpak moeten overwegen en erkennen dat deze niet langer ideaal is voor elke behoefte op ondernemings- of afdelingsniveau en bovendien een aantal duidelijke beperkingen heeft wat betreft productiviteit.

Gevolgen van een afwachtende houding

De selectie van een geschikt printertype en de juiste vlootstructuur is van fundamenteel belang voor bedrijfsvoering en productiviteit, en moet op de juiste wijze worden afgestemd op de werkomgeving van elk bedrijf en op de structuur van de werkgroepen hierbinnen. Ons onderzoek toont aan dat werknemers die nog steeds met gecentraliseerde afdrukmodellen werken hun geduld beginnen te verliezen. Twee van de belangrijkste frustraties met betrekking tot productiviteit waar werknemers melding van maakten hielden verband met printeronderhoud (57 procent) en de uitvaltijd ten gevolge van afdrukwachtrijen en de noodzaak om de werkomgeving te verlaten om afdrukken op te halen (48 procent) bij centrale printers. Deze frustraties kunnen de motivatie van werknemers ondermijnen en uiteindelijk de efficiëntie van het bedrijf aantasten.

Bij veel bedrijven wordt de werkomgeving nu gekenmerkt door kleinere werkgroepen die een flexibeler en toegankelijker afdrukmodel vereisen. De logische keuze voor dergelijke bedrijven is een gedistribueerde printervloot, waar printers dicht in de buurt van de werkgroepen zijn opgesteld en lokaal worden beheerd ter verbetering van prestaties, motivatie en productiviteit van de werknemers. Historisch gezien, vormden gedistribueerde printervloten niet altijd een bevredigende oplossing voor bedrijven vanwege de vermeende uitdagingen in verband met het voorspellen van de afdrukkosten en het beheren van het onderhoud. Deze opvatting is aan het veranderen en fabrikanten komen met nieuwe technologieën om deze punten van zorg weg te nemen.

Nieuwe printertechnologieën wijzen de weg

Nieuwe inkjettechnologieën die het mogelijk maken om zonder onderbreking tot tientallen duizenden pagina’s af te drukken zonder dat verbruiksartikelen hoeven te worden vervangen, bieden een echte oplossing voor printervlootmodelstructuren. Deze printers kunnen meerdere jaren zonder onderbreking blijven afdrukken, waardoor zij een beter beheerbare oplossing vormen voor een gedistribueerd vlootmodel en een aantrekkelijkere optie voor MPS-aanbieders (Managed Print Service). Het resultaat is dat deze producten, die worden beheerd via MPS-contracten, de voorspelbare kosten van een gecentraliseerd afdrukmodel kunnen bieden, met het gebruiksgemak en de productiviteitsvoordelen van een gedistribueerde oplossing.
Het is zelfs zo dat inkjetprinters in het algemeen als serieuze alternatieven beginnen te gelden voor laserprinters in zakelijke omgevingen, met voordelen op het gebied van snelheid, betrouwbaarheid en energiezuinigheid. Volgens onderzoeksbureau IDC, neemt de penetratie van inkjetprinters in zakelijke afdruksystemen toe, met een jaarlijkse groei van 12 procent, zelfs in jaren waarin de verkopen van laserprinters daalden. IDC komt tevens met de inschatting dat in 2017 zakelijke inkjetproducten 25 procent van de zakelijke markt voor printers en multifunctionele apparaten voor hun rekening zullen nemen.

Overstappen op beheerde afdrukservices?

Teneinde de zakelijke efficiëntie te vergroten en de productiviteit te laten stijgen, gaan meer bedrijven eens goed kijken naar de vermeende voordelen van het zelf in eigendom hebben van technologiesystemen en printerhardware in tegenstelling tot het leasen hiervan via beheerde oplossingen. Volgens ons onderzoek is 72 procent van de bedrijven momenteel eigenaar van hun printers, waarbij 70 procent deze intern beheert en onderhoudt. Toen hiernaar werd gevraagd, zei 60 procent echter dat men al aan het kijken was naar de mogelijkheid om over te stappen op Managed Print Services. En bijna de helft van hen verwachtte dit in de komende twee jaar te zullen doen.

De verwachting dat zoveel Europese bedrijven zullen overstappen op beheerde afdrukservices is een significante trend. Bedrijven die de overstap maken zouden zo holistisch mogelijk moeten denken in verband hiermee en rekening moeten houden met de afdruktechnologie en het vlootdistributiemodel dat het meest geschikt is voor hun organisatie. Voor sommige organisaties geldt zelfs dat de relatief geringe verandering van overstappen op een andere printertechnologie of een ander vlootmodel de sleutel zou kunnen vormen tot het realiseren van enorme verbeteringen met betrekking tot productiviteit en bedrijfsresultaat.

afbeelding van Redactie WINMAG Pro

Redactie WINMAG Pro | Redacteur

Bekijk alle artikelen van Redactie