Digitale voorjaarsschoonmaak: IG&H deed het en dit is wat ze vonden
De temperaturen lopen weer op, het eerste groen loopt weer uit en voor sommigen begint de voorjaarsschoonmaak weer te kriebelen. Want een opgeruimd huis (of kantoor), is een opgeruimd hoofd. Maar hoe zit dat digitaal? Afgelopen weekend was het Digital Cleanup Day, dus het wordt tijd dat we naast een voorjaarsschoonmaak, ook onze cloud een flinke poetsbeurt geven. IG&H, een toonaangevend consulting- en technologiebedrijf, nam de proef op de som en ging zelf aan de slag.
Alhoewel bij CO2-uitstoot snel wordt gedacht aan de luchtvaart, blijkt de uitstoot van computers tegenwoordig groter te zijn. En naar schatting zullen datacenters in 2030 verantwoordelijk zijn voor 3,2% van de totale energievraag in de Europese Unie. Want ongemerkt bewaren we algauw meer bestanden in de cloud dan we in de gaten hebben. En elk jaar genereren bedrijven en consumenten meer data die ook bewaard moeten worden in de cloud.
Kristel Lanjouw, Head of Data & Analytics bij IG&H: “Bij ons bleek de grootste boosdoener de opslag op Sharepoint, gevolgd door inboxen. Dit hebben we in een paar dagen tijd met maar liefst 119GB weten terug te brengen, wat ongeveer gelijk staat aan een besparing van 0,2 ton CO2 als het een jaar lang in de cloud wordt opgeslagen. Hoewel dit een stap in de goede richting is, kunnen we het waarschijnlijk nog beter doen en daarom gaan we voor een tweede opschoningsronde.”
Inboxen zijn vaak een goed voorbeeld van dataopslagplaatsen. E-mails zijn zo verstuurd en ontvangen, maar het versturen van een op tekst gebaseerde e-mail stoot ongeveer 4 gram CO2 uit. Doe daar een bijlage bij en je zit op 50 gram. Als je op een gemiddelde werkdag 40 e-mails per dag ontvangt, komt dat neer op 10.000 e-mails per jaar en dat staat gelijk aan 49kg CO2-uitstoot. Dat zijn grofweg twee retourtjes Den Haag – Rotterdam.
Opruimen voor een beter milieu én bedrijfsvoordelen
Lanjouw vervolgt: “Wat we ook van deze opruimoefening hebben geleerd, is dat het digitaal opschonen van bedrijven niet zo eenvoudig is als het klinkt. Denk bijvoorbeeld aan hindernissen als security of wetgeving, waarbij rekening gehouden moet worden met verplichte archiveringstermijnen. Toch is het de moeite waard om regelmatig een digitale opschoning te organiseren. Hoewel sommige wetten nog in de maak zijn, weten we zeker dat duurzaamheid steeds belangrijker wordt.”
De eerstvolgende wetgeving die ingaat vanaf 1 juli dit jaar gaat over het rapporteren van de uitstoot van woon-werkverkeer en zakelijke reizen van werknemers. Het is aannemelijk dat er in de toekomst andere vergelijkbare wetgeving wordt ingevoerd om milieu-impact te meten en terug te dringen.
Ook het opruimen van de cloud, thuis of op kantoor, helpt bij het verminderen van CO2-uitstoot. Dit is niet alleen goed voor het milieu, maar ook voor het bedrijf. Denk bijvoorbeeld aan het verlagen van kosten. Door digitaal op te ruimen en weg te gooien wat je niet nodig hebt, heb je minder opslagruimte in de cloud nodig en bespaar je dus op cloudkosten. Daarnaast is een goed onderhouden datasysteem minder kwetsbaar voor cybercriminaliteit én kun je efficiënter werken, omdat de data die je hebt up-to-date is.
De eenvoudigste aanpak voor een schone cloud is het verwijderen van onnodige bestanden en het maken van een duidelijk overzicht. Schakel bijvoorbeeld een tool in die dubbele data kan ontdekken of houd regelmatig een digitale poetsdag waarbij werknemers hun eigen bestanden nagaan om te kijken of ze die kunnen verwijderen. Ook helpt het om gedeelde bestanden te verlaten wanneer je hier geen toegang meer tot nodig hebt. Een andere snelle oplossing is om bestanden te verkleinen. Overweeg Cloud monitoringtools die prestaties, kosten en security in de gaten houden. Deze tools kunnen helpen bij het naleven van compliance standaarden, het opsporen van fouten in applicaties en vergeten bestanden onder de aandacht brengen.
Lees meer
