Google Spreadsheets: zo haal je er het meeste uit

Ruben den Boer
Microsoft Excel is al jarenlang een echte ‘household name’ in de zakelijke wereld. Van de zzp-er tot de multinational: bijna elk bedrijf maakt gebruik van deze software. Jarenlang leek Excel alleenheerser te zijn over de wereld van spreadsheets, maar de afgelopen jaren heeft een waardige concurrent zich aangeboden: Google Spreadsheets. Hoe haal je het meeste uit deze tool en hoe kun je het programma naar je hand zetten? Wij leggen het uit.

Google Spreadsheets vs Microsoft Excel

Laten we beginnen met het grootste verschil tussen Spreadsheets en Excel aan te kaarten. Waar Excel voornamelijk lokaal te gebruiken is, is Google Spreadsheets gebouwd voor gebruik in de cloud. Dit levert vele voordelen op. Zo kun je je spreadsheets eenvoudig delen met iedereen die een Google-Account heeft.

Stel je voor dat je een planning met maken met je team, en iedereen moet zijn beschikbaarheid opgeven. In plaats van dat iedereen mailtjes naar elkaar gaat sturen, kan iedereen eenvoudig zijn beschikbaarheid opgeven in één Google Spreadsheets-document. Het is slechts één van de handige toepassingen die mogelijk zijn dankzij de cloud waar Google Spreadsheets in huist.

Wees echter niet bang dat je Google Spreadsheets alleen maar kan gebruiken wanneer je online bent. Je kunt bestanden downloaden door op ‘Bestand’ > ‘Downloaden als…’ te klikken. Vervolgens kun je de spreadsheet ook bekijken en bewerken wanneer je offline bent.

Deel spreadsheets met de juiste mensen

Dat brengt ons ook tot de eerste concrete tip voor een effectief gebruik van Google Spreadsheets: deel de spreadsheets alleen met de juiste mensen. Is een spreadsheet bestemd voor de marketingafdeling? Deel deze dan alleen met marketing-medewerkers. Hetzelfde geldt uiteraard voor sales, hr, of directie.

LEES OOK: Tien handige tips voor Google Spreadsheets

Door je spreadsheets alleen te delen met de medewerkers die de informatie nodig hebben of die input moeten leveren, houd je het gebruik van de tool overzichtelijk voor iedereen, wat de efficiëntie ten goede komt.

Maak gebruik van de templates binnen Google Spreadsheets

Wil jij snel en effectief werken met Google Spreadsheets? Maak dan gebruik van templates. Google biedt zelf tal van templates aan die enorm handig zijn voor het verwerken en visualiseren van informatie. Voor bijna alles is een template te vinden; van facturen tot jaarbegrotingen en van cijferlijsten tot project-tijdlijnen.

Deze templates zijn vaak al gevuld met formules en sommen die jou het leven alleen maar makkelijker maken. Het enige wat jij nog hoeft te doen is de data op de juiste plek invullen. Uiteraard kun je de templates helemaal op maat maken door zelf sommen, formules en variabelen toe te voegen.

Maak slim gebruik van sneltoetsen

Elke ICT-er zal het weten: sneltoetsen zijn je beste vriend. Ze vormen de sleutel tot snel en effectief werken, en kunnen je veel gedoe besparen. Zorg dan ook dat je zo snel mogelijk bekend raakt met de relevante sneltoetsen die Google Spreadsheets biedt.

De eerste toetsencombinatie die je moet leren is ‘Ctrl + /‘ (of ‘Command + /‘ op Mac). Hiermee open je namelijk het sneltoetsencentrum waar je alle toetsencombinaties vindt. Zorg dat je bekend raakt met de sneltoetsen van Google Spreadsheets en je kunt echt het meeste uit deze handige tool halen.

afbeelding van Ruben den Boer

Ruben den Boer | Redacteur

Bekijk alle artikelen van Ruben