Hoe kun je de kwaliteit van je bedrijfsprocessen verbeteren?

Hierdoor weet iedereen wat er bedoeld wordt met kwaliteit en ook wanneer er sprake is van een afwijking. Dat kan een afwijking in het productieproces zijn of een verkeerd geleverde bestelling. Hoe kun je de kwaliteit van je bedrijfsprocessen verbeteren zodat je bedrijfsprocessen soepeler lopen, wat leidt tot tevreden klanten en medewerkers?

Wat is kwaliteitsmanagement?

Kwaliteitsmanagement is gericht op het continu verbeteren van een product of dienst, of een productieproces. Instrumenten zoals kwaliteitsmodellen helpen hierbij, maar ook de houding en het gedrag van medewerkers en managers moet gericht zijn op continue verbetering van de kwaliteit. Dat betekent dat betrokkenheid en motivatie de sleutels tot succes zijn bij kwaliteitsmanagement. 

Bedrijfsprocessen in kaart brengen

In een organisatie zijn er veel bedrijfsprocessen. Veel van die bedrijfsprocessen zijn van elkaar afhankelijk. Bij die processen zijn verschillende medewerkers betrokken. Door inzicht te krijgen in je bedrijfsprocessen krijg je meer controle over de organisatie. Hierdoor kun je de bedrijfsprocessen optimaliseren en verbeteren. Het in kaart brengen van een proces kun je doen aan de hand van een procesbeschrijving en een processchema of stroomdiagram. In een stroomdiagram worden op schematische wijze de stappen in een proces weergegeven.

Kwaliteitscriteria vaststellen

Kwaliteit is een relatief begrip. Iedere klant kan een andere verwachting hebben. Gaat het bij het leveren van kwaliteit om het leveren van een goed product, een hoge mate van efficiëntie van de producten of zo laag mogelijke kosten? Daarom is het belangrijk dat iedereen die betrokken is bij het proces weet wat er onder kwaliteit wordt verstaan. 

Kwaliteitsmodellen

Er zijn verschillende modellen die erop gericht zijn het de kwaliteit binnen een organisatie te verbeteren. Het INK-model is erop gericht om de kwaliteit van de organisatie te verbeteren. Ook ISO 9000/9001 en Lean Six Sigma zijn modellen voor kwaliteitsverbetering. Deze systemen gaan allen uit van de bekende methodiek voor continue verbetering, de PDCA-cyclus (Plan, Do, Check, Act). Hierbij staat het verbeterproces centraal.

PDCA-cyclus

PDCA staat voor Plan, Do, Check en Act. Om de kwaliteit steeds te verbeteren voor je steeds de stappen Plan: maak een plan met doelstellingen en definieer de resultaten die je wil bereiken, Do: voer het plan uit, Check: bekijk of de beoogde resultaten behaald zijn, Act: stuur bij en neem maatregelen om de resultaten te verbeteren. De PDCA-cyclus is een krachtige verbetermethode waarmee je stap voor stap de kwaliteit binnen een organisatie kunt verbeteren en naar een hoger niveau kunt brengen. 

Het INK model

Het INK-model is opgezet als een model voor evaluatie, ontwikkeling en sturing van organisaties. Het draagt bij aan het overzicht over de verschillende elementen van een bedrijfsvoering en versterkt de samenhang tussen verschillende elementen. Het model omvat tien aandachtsgebieden. Vijf organisatiegebieden, vier resultaatgebieden en een aandachtsgebied. De resultaatgebieden richten zich op de toegevoegde waarde die de organisatie aan belanghebbenden biedt. De organisatiegebieden beschrijven de activiteiten die de organisatie verricht om die toegevoegde waarde te bereiken. Alle aandachtsgebieden staan in verband met elkaar. Het model toont verbanden aan tussen inspanningen en resultaten en tussen de organisatie en haar belanghebbenden. In het model wordt gezocht naar een balans tussen de belangen van alle belanghebbenden. 

Kritieke succesfactoren

Kritieke succesfactoren zijn nodig om normen en targets vast te stellen. Kritieke succesfactoren zijn factoren die beslissend zijn voor het wel of niet behalen van een bepaald doel. Om het doel te behalen zijn bepaalde factoren een noodzakelijke voorwaarde. Kritische succesfactoren kunnen ook worden gekoppeld aan KPI’s.

Een kwaliteitsmanagementsysteem

Een kwaliteitsmanagementsysteem is een geautomatiseerd systeem waarmee je de kwaliteit van de bedrijfsvoering kunt beheersen. Bijvoorbeeld de kwaliteit van de processen binnen je bedrijf, of de kwaliteit van je producten of diensten. Alle gegevens zijn te vinden in een systeem. Binnen een paar klikken heb je de gewenste informatie op je scherm die nodig is om verbeteringen te kunnen implementeren. 

Aan de slag met kwaliteitsmanagement

Het management binnen een organisatie moet zich bewust worden dat kwaliteitsmanagement helpt bij het bereiken van betere resultaten. Het moet een diepgeworteld besef worden voor de langere termijn. Het daarom belangrijk dat kwaliteitsmanagement binnen een organisatie breed gedragen wordt. Het is daarom belangrijk dat er een visie op kwaliteitsmanagement wordt geformuleerd die door de hele organisatie wordt ondersteund.