Waarom verlofaanvragen vaak mislopen bij groeiende teams
In een klein team gaat verlof vaak vanzelf. Iemand roept in de kantoortuin dat hij een week weg wil, de leidinggevende knikt en de afspraak staat. Een eenvoudig Excel-overzicht of een papieren kalender is genoeg. Zodra het team groeit, hybride gaat werken of over meerdere locaties werkt, loopt die manier van werken vast. Mails worden over het hoofd gezien, toezeggingen zijn mondeling gedaan, en niemand weet nog zeker hoeveel dagen iemand echt over heeft. Dat zorgt voor spanning in het team en extra werk voor HR en leidinggevenden.
Als korte lijntjes te kort worden
Wanneer een team groeit, blijven de processen vaak hetzelfde. Verlofaanvragen komen via e-mail, chat, een formulier op intranet of gewoon tussen neus en lippen door bij de koffie. Dat voelt persoonlijk, maar is moeilijk terug te vinden. Zeker als mensen thuiswerken of in ploegen draaien, is het niet meer duidelijk wie wanneer iets heeft aangevraagd en wie al akkoord heeft gegeven. Het gevolg is dat collega’s zich verrast voelen door afwezigheid of dat twee mensen uit hetzelfde team tegelijk weg blijken te zijn terwijl dat eigenlijk niet kan.
De grens van handmatig plannen
Leidinggevenden en HR-medewerkers proberen ondertussen iedereen tevreden te houden. Ze houden saldi bij in spreadsheets, controleren cao-afspraken en moeten rekening houden met verschillende contractvormen in Nederland en België. Terwijl de druk op bezetting toeneemt, kost het uitzoeken van actuele verlofsaldi steeds meer tijd. Fouten zijn snel gemaakt. Een dag te veel toegekend, een oude versie van een bestand, of een vergeten aanvraag die ergens in de inbox is blijven hangen. Voor medewerkers voelt dat al snel oneerlijk en onprofessioneel, juist in teams die verder stevig georganiseerd zijn.
Verlof opnemen als onderdeel van één systeem
Op een bepaald moment past verlofadministratie niet meer in losse bestanden en mails. Dan helpt het om verlofaanvragen onderdeel te maken van één centraal HR-systeem. In een omgeving zoals De alles-in-één HR-tool komen contractgegevens, verlofsaldi en afspraken samen, zodat wijzigingen automatisch worden verwerkt. Medewerkers zien zelf hoeveel dagen ze nog over hebben. Leidinggevenden zien in één oogopslag wie er al weg is in een bepaalde periode. Dat maakt gesprekken over beschikbaarheid concreter en verkleint de kans dat iemand teleurgesteld raakt doordat een aanvraag achteraf toch niet blijkt te kunnen.
Rust in het team met een app voor verlofaanvragen
Als medewerkers hun aanvraag via een vaste digitale route indienen, ontstaat er rust. Iedereen weet waar hij moet zijn en hoe de aanvraag wordt beoordeeld. Voor teams die verdeeld zijn over landen, kantoren of thuiswerkplekken is een app voor verlofaanvragen een logische stap. De medewerker vraagt verlof aan op het moment dat het in hem opkomt, de manager krijgt direct een melding en HR werkt niet langer met verschillende versies van dezelfde lijst. Zo verschuift het gesprek van zoeken en corrigeren naar plannen en afstemmen, wat de samenwerking in groeiende teams ten goede komt.
=
Lees meer
