Review: YourSafetynet

Jordi Smit
Sinds de laatste wijziging van de Wet Bescherming Persoonsgegevens, die vanaf mei 2018 van kracht is, zijn bedrijven meer en meer gedwongen op de juiste wijze om te gaan met persoonsgegevens. De AVG geeft bedrijven bovendien een meldplicht voor datalekken. Het is in deze tijd dus essentieel je zaakjes goed op orde te hebben. Geen enkele onderneming heeft echter AVG als hobby. Daarom maakt YourSafetynet je het een stuk eenvoudiger. Het geeft je de handvatten om te voldoen aan de huidige wetgeving.

YourSafetynet

YourSafetynet begint in 2005 als bedrijf dat oplossingen biedt voor het filteren van websites: wat sta je als bedrijf toe en wat niet. Van het filteren van websites is YourSafetynet steeds meer naar een complete managementtool gegaan. Waar het systeem dertien jaar geleden uitsluitend te gebruiken was met Windows, is de oplossing nu geschikt voor alle denkbare besturingssystemen. Bovendien gaat YourSafetynet mee met de huidige tijd van nieuwe wetten.

Vanaf 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in werking (in het Engels General Data Protection Regulation, ofwel GDPR) getreden. Op 4 mei 2016 is deze voornoemde wetgeving in het publicatieblad van de Europese Unie gepubliceerd. De AVG kende een overgangsperiode van bijna twee jaar en is vanaf 25 mei 2018 voor alle landen binnen de Europese Unie van toepassing. De wetgeving geldt overigens ook voor bedrijven en organisaties die zijn gevestigd buiten de Europese Unie, maar wel hun diensten in de Europese Unie aanbieden.

De AVG bestaat uit 99 artikelen die vaak gecompliceerd zijn opgesteld. Laten we eerlijk zijn: veel ondernemers en werkgevers zouden daarmee veel tijd kwijt zijn om dit tot zich te nemen, terwijl ze dit ook in andere werkzaamheden kunnen steken. Daardoor hebben zij hun privacybeleid in veel gevallen niet (volledig) onder controle. YourSafetynet besloot daarom de applicatie met een unieke wizard te voorzien; nu het nieuwe centrale middelpunt waarin 36 vragen met interactieve toelichting worden doorlopen. Het monitoren en filteren van websites, USB, etc., is uiteraard nog steeds mogelijk.

Eenvoudig gebruik

Wie besluit YourSafetynet te gebruiken, heeft een overzichtelijke tool in handen waarmee je stap-voor-stap de AVGwetgeving doorloopt. Als je deze stappen succesvol hebt afgerond, weet je zeker dat je aan de regels voldoet en dat je bedrijf 100 procent AVG-compliant is. De oplossingen van YourSafetynet maken bedrijven dan ook privacyvriendelijk. Het doet dit met overzichtelijke dashboards en geleverde reglementen. Eenvoudiger kan haast niet.

Privacybeleid

Wanneer de gebruiker vanaf de overzichtspagina via ‘workflow’ naar ‘privacybeleid’ gaat, komt deze terecht in een lange checklist die in kleine stappen is verdeeld. De vragen beginnen eenvoudig met de inleiding van AVG/GDPR. De gebruiker krijgt een inleiding van de vernieuwde wetgeving en waar deze aan moet denken tijdens het verwerken van persoonsgegevens. Op deze wijze gaat de gebruiker door 36 stappen heen, welke stap-voor-stap worden toegelicht. De software toont drie opties per vraag: afgerond, in behandeling of actie vereist. Zo kun je aangeven wat de status is van de betreffende regel of opmerking binnen het geheel. Na het invullen van de vragen heb je als gebruiker in één oogopslag een overzicht van de zaken waaraan zijn voldaan en waar je nog aan moet denken. Uiteindelijk moet het systeem eraan bijdragen dat je onderneming aan de AVG voldoet.

Updates

Wat is dan het verschil tussen de huidige versie en de vernieuwde versie van YourSafetynet? In de huidige versie krijgt de gebruiker opdrachten en een stuk tekst; daaruit ga je zelf je taken en opdrachten destilleren. Wat blijkt echter: veel mensen tobben soms met de moeilijkheidsgraad. In de vernieuwde versie gebruikt YourSafetynet exact dezelfde documenten, maar het verschil is dat hier nu allerlei taken en opdrachten instaan. Deze moet de gebruiker (inter) actief beantwoorden, waardoor deze proactief bezig is met het beleid.

Breed scala gebruikers

De grote kracht van YourSafetynet is dat het systeem door iedere organisaties gebruikt kan worden. De bestuurder, functionaris voor de gegevensbescherming of ICT-manager kan toegang krijgen tot de wizard. Bovendien is YourSafetynet bruikbaar voor een enkele, zelfstandige organisatie, maar ook in een organisatiestructuur met meerdere vestigingen, filialen of dependances. Op bestuursniveau wordt dan het strategisch beleid uitgerold, waarna op de vestigingen een operationeel beleid wordt vormgegeven. Het bestuur kan vervolgens het operationele beleid inzien; andersom is dat niet mogelijk. YourSafetynet houdt rekening met een breed scala aan maatregelen. Zo begeleidt de oplossing organisaties actief met technische, bewustwordings-, preventie- en organisatorische maatregelen.

AVG-training

YourSafetynet biedt naast de wizard op de vernieuwde website nog andere diensten aan, waaronder een AVG-training. Deze training vergroot de kennis en het inzicht in de nieuwe privacywetgeving. Bedrijven leren tijdens de training welke consequenties de AVG heeft in de dagelijkse praktijk. De training is speciaal gericht op alle medewerkers in het onderwijs. Een privacyvriendelijke organisatie is niet alleen voor bestuursleden een aandachtspunt, maar voor alle medewerkers. Enkele thema’s zijn Menselijke invloed, Wetgeving en Eigen privacy.

Missie YourSafetynet

YourSafetynet is vanaf 2005 in ontwikkeling met een duidelijke doelstelling: het creëren van een instrument voor een moderne, veilige en productieve ICTomgeving die voldoet aan de geldende privacywetgeving. Alleen zo profiteren consumenten, scholen, bedrijven en overheden maximaal van de nieuwste technologie. Alleen zo blijven risico’s als productiviteitsverlies, ongewenste content, datalekken en schending van de privacy tot een absoluut minimum beperkt. Die missie is tot op de dag van vandaag ongewijzigd gebleven. Iedtere dag werkt een team van technici, juristen keihard samen om die missie te verwezenlijken, zodat klanten nu en in de toekomst zorgeloos gebruik blijven maken van digitale middelen.

Conclusie

Allesomvattend is YourSafetynet een tool die elke onderneming eigenlijk moet gebruiken. Het biedt een overzicht over het privacybeleid, bespaart de gebruiker veel tijd en voorkomt torenhoge boetes. Daarnaast is de tool gebruiksvriendelijk en bovendien uniek in zijn totaalbenadering van de AVG. Er bestaat simpelweg geen andere software die een totaaloplossing biedt voor AVG compliance. Wie relatief eenvoudig en kosteneffectief aan de AVG wil voldoen, schaft YourSafetynet beter vandaag dan morgen aan.

afbeelding van Jordi Smit
Door: Jordi Smit

Jordi Smit | Redacteur

Bekijk alle artikelen van Jordi