IT-problemen op de werkvloer voorkomen en oplossen: helpdesk-editie

do, 07/12/2023 - 11:30 Door: Redactie WINMAG Pro

Van vergeten wachtwoorden tot (kleine) problemen met de hardware, werknemers kunnen zich flink aan technische problemen op de werkvloer storen of zich er zelfs overweldigd door voelen. Gelukkig zijn deze uitdagingen niet ongewoon en kunnen ze vaak zeer eenvoudig voorkomen of opgelost worden. Maar niet iedere mkb-organisatie heeft daar ook altijd de mankracht of de kennis voor in huis. Sharp IT Services deelt vanuit haar ervaring en kennis enkele tips en tricks om jouw organisatie op het gebied van IT te helpen.

Tip 1: standaardiseren en stabiliseren: wachtwoordbeheer

Het herhaaldelijk moeten wijzigen van wachtwoorden is voor veel werknemers een bron van irritatie. Een goed wachtwoordbeleid, duidelijke instructies en een selfserviceportaal kunnen al een groot verschil maken. Via een selfserviceportaal kunnen werknemers ook veel sneller acteren en in no time weer aan het werk. Door verscheidene stappen bovendien duidelijk uit te leggen, worden werknemers zich ook meteen bewuster van hun verantwoordelijkheid hierbij, zoals bijvoorbeeld waar een sterk wachtwoord aan moet voldoen.

Implementeer een sterk wachtwoordbeleid met unieke en complexe wachtwoorden voor elke account.
Bied duidelijke instructies en tutorials aan om werknemers te begeleiden bij het wijzigen van hun wachtwoorden via een selfserviceportaal.

Tip 2: bewustwording

Veel werknemers wenden zich tot de IT-afdeling voor kleine problemen zoals app-updates of het vervangen van een leeg toetsenbord. Maar heeft de (interne) helpdesk van jouw organisatie hier wel de tijd voor? Ook hier luidt het advies: maak werknemers bewust van hun verantwoordelijkheid. Moedig hen aan om kleinere, alledaagse IT-problemen zelf op te lossen met behulp van duidelijke handleidingen en selfservice-tools. Maar, maak hen ook bewust van de kosten en risico's als ze anderzijds iets oppakken dat ze beter hadden kunnen uitbesteden. Zorg er bovendien ook voor dat medewerkers bekend zijn met de mogelijkheden van automatisering (zoals app-updates) of laat je hierover inlichten.

Dit alles geldt overigens net zo goed voor het management: durf de hulp van een expert in te schakelen. Zij kunnen met een op maat gemaakt plan de helpdesk opzetten, verbeteren en ontzorgen waardoor iedereen binnen de organisatie zich op de kernactiviteiten kan focussen en technische problemen snel en efficiënt worden opgelost.

Inventariseer welke taken werknemers zelf kunnen oppakken, welke taken je bij de (interne) helpdesk kunt neerleggen en weeg bij beide ook af wat er qua kosten-baten gunstig is. Durf de rest uit te besteden.
En vooral: train werknemers via eenvoudige (online) tutorials hoe ze bepaalde problemen zelf eenvoudig oplossen.

Tip 3: vooruitkijken en plannen

Waarom brandjes blussen als je ze kunt voorkomen? Bekijk IT als een huis: je weet van het meeste onderhoud al op voorhand hoe vaak en wanneer het moet gebeuren. Denk hierbij aan het schilderwerk buiten of de controle van de dakgoten. Dat is voor het standaard onderhoud op IT-gebied niet anders en dit is prima vast te leggen in een onderhoudsplan. Zo weet je precies welke werkzaamheden voor wanneer op de planning staan.

Maar je kunt je onderhoudsplan ook aanvullen met je toekomstplannen en je beleid. Zo creëer je een roadmap die verder gaat dan alleen het standaard onderhoud. Let er op ook aandacht te besteden aan wie welke taken oppakt, en welke kosten erbij komen kijken. Of aan welke voorwaarden en afspraken iedereen zich moet houden. Met een goede roadmap kun je zelfverzekerd jouw IT-avontuur plannen en de meeste problemen vóór zijn.

Stel een IT-roadmap op met richtlijnen voor het gebruik van IT-middelen, veiligheidsprotocollen en regelmatige updates.
Creëer een gestructureerd plan voor hardware en software om ervoor te zorgen dat alle systemen compatibel en up-to-date blijven.

Tip 4: inrichting helpdesk

Bij deze tip gaan we ervanuit dat jouw organisatie al over een (hetzij kleine) helpdesk beschikt. Is dit niet het geval? Dan luidt de laatste tip: overweeg een helpdesk in te richten of een externe hulplijn aan te haken. Een goed ingerichte en bereikbare IT-helpdesk is een waardevolle investering die de productiviteit verhoogt, de veiligheid versterkt, kosten bespaart en een prettigere omgeving voor de werknemer creëert met minder frustraties. Wat op zijn beurt leidt tot een succesvollere en efficiëntere organisatie.

Bepaal eerst de omvang en scope van de helpdesk, intern of extern, passend bij de behoeften van jouw mkb-organisatie.
Implementeer een selfserviceportaal en onderhoud een kennisbank om gebruikers in staat te stellen veelvoorkomende problemen zelf op te lossen. Op die manier kan de (interne) helpdesk zich voornamelijk bezighouden met haar core activiteiten en de grotere IT-problemen.

Zoveel is duidelijk: IT-problemen zijn veelvoorkomend, maar door te investeren in standaardisatie, bewustwording en een goed, toekomstbestendig IT-beleidsplan, kan elk mkb-bedrijf – ook die van jou – een efficiëntere en meer zorgvrije werkomgeving creëren voor haar werknemers. En durf gerust externe hulp in te schakelen. Op die manier creëer je niet alleen risicospreiding (geen afhankelijkheid van één persoon), maar kan je ook steunen op de ervaring en expertise. Bovendien kan jouw organisatie (en interne helpdesk) zich dan weer focussen op de echte kernactiviteiten. Dat laatste levert je weer een hoop kostenefficiëntie op.